15 semplici idee per risparmiare e fare innovazione in azienda

La crisi economica costringe i manager IT a fare nuovamente i salti mortali per difendere i budget, evitare tagli, e aiutare la sopravvivenza del business. I CFO dal canto loro si rivolgono ai CIO con rinnovati inviti al risparmio e sebbene mediamente la spesa IT sia un modesto 3,1 % del fatturato, la visione economica dei servizi rivolti alle persone interne, come dei cost,i fa si che l’ICT sia in modo ineguale vittima di tagli superiori ad altri servizi di Business.

Questi tagli sulla spesa IT potrebbero portare questa ad essere negativa per la prima volta dopo lo scoppio della bolla Internet 2001/2002. La stima di meno 1%, che dopo anni di decrescita di budget rischia di creare dei problemi di gestione e supporto ai processi di business. Come si può allora razionalizzare i costi creando valore nei processi di business, facendo anzi risparmiare costi  generali a tutte le Business Line dell’organizzazione?

Invece di sentirsi vittime di un inevitabile destino infatti è necessario che gli IT executive risparmiosi preparino proattivamente dei piani in cui spiegano come possono aiutare le organizzazioni nel loro complesso ad uscire da questa crisi con successo grazie alla tecnologia, mantenendo profittabilità e acquisendo quote di mercato dai concorrenti meno lungimiranti, riducendo contestualmente i costi di gestione del business, che non sono solo IT, anzi da questo onesto esercizio apparirà chiaro che solo investendo correttamente in tecnologia si riducono drasticamente i costi complessivi di business e non il contrario.

E’ dimostrabile, anche abbastanza semplicemente, che la strategia di tagliare i costi IT è di breve termine e non crea nessun valore di business inoltre impedisce di cogliere i risparmi dove essi si possono veramente cogliere e cioe’ nei costi di gestione complessivi dei business, aiutando le persone a modificare i processi e le abitudini verso una maggiore razionalizzazione delle risorse. Un esempio su tutti: investire in moderni sistemi di Web Conferencing va di pari passo con la riduzione netta delle spese di viaggi e trasferte.

Un altro consiglio in tempi come questi, è fare progetti piccoli con ritorni vicini. Ovviamente non sono favoriti i progetti che dimostrano ritorni e benefici sono qualitativi e non quantitativi. Ma quali sono gli investimenti che possono essere proposti proattivamente dall’ICT alla direzione generale per raggiungere gli obiettivi di risparmio non solo dei costi di gestione dell’ICT stessa, ma anche del business nel suo complesso?

Per raggiungere gli obiettivi prefissati e diventare dei veri eroi nella razionalizzazione dei costi di gestione del business di seguito alcuni pratici consigli:

• Utilizzare meglio quello che già si possiede, riducendo le infrastrutture, l’energia consumata e i costi di
• Standardizzare e semplificare per ridurre i costi di supporto
• Aiutare a ridurre i costi inutili di business e gli sprechi di risorse nell’organizzazione.

La cosa importante è che questi risparmi sono tutti tangibili e misurabili in termini di infrastruttura, lavoro, costi di servizio, di energia e overhead e sono facilmente realizzabili con investimenti minimi e ritorni veloci.

Per raggiungere questi risparmi identifichiamo 15 specifiche idee di progetto, riconducibili alle 3 aree di razionalizzazione citate, che richiedono un investimento minimo in capitale e risorse ma realizzano grandi risparmi.

A. Utilizzare meglio quello che già si possiede

Si parte  dalle statistiche medie dei data center per cui: i server sono utilizzati al 10 % lo storage meno del 40%, l’overlicensing di software sono intorno al 20 – 30% per la mancata adesione ai contratti quadro o a volume, e del 10 – 15 % per la mancata standardizzazione, e del 7% superiori per mancato utilizzo o necessità reale, e mediamente alcune applicazioni possono essere migrate online.

• Consolidamento dei server e virtualizzazione
• Consolidamento dei database
• Migliore gestione dello storage
• Razionalizzazione delle licenze
• Utilizzo del cloud computing

B. Standardizzare e semplificare per ridurre i costi di supporto IT

Il personale e le spese relative restano ancora oggi il maggiore costo nel Budget IT, infatti impegnano più del 50% delle spese totali annue. Quindi non è una sorpresa che quando viene chiesto al CIO di ridurre i costi anche il prezioso personale IT sia a rischio, inoltre ri-assumere le persone di livello e con skills rari una volta finita la crisi potrebbe essere un vincolo che ritarda il recupero di competività.

Ma come è possibile mantenere le persone giuste per supportare il business una volta superata la crisi e tagliare sensibilmente i costi?

• Ridurre i costi di Change Management con una infrastruttura server virtualizzata
• Upgrade e consolidamento delle applicazioni di database
• Implementare un sistema di gestione dei server per ridurre i costi di amministrazione
• Virtualizzazione delle applicazioni desktop per ridurre i costi di gestione applicativa
• Implementazione della standardizzazione del PC della gestione della sicurezza

C. Aiutare a ridurre i costi di gestione del business

Attraverso un migliore utilizzo degli asset aziendali e aumentando l’efficienza delle persone l’ICT può chiaramente risparmiare con un piccolo investimento incrementale e aiutare a fare significativi risparmi nei programmi di business più grandi.

I benefici che si posso applicare alla realizzazione dei progetti “corretti” per ridurre i costi del business, accelerare i processi, gestire al meglio la catena del valore e aumentare significativamente la produttività delle persone, possono significare molto di più per l’azienda che li applica che un taglio dell’IT stessa anche nella capacità di competere e stare sul mercato quando la crisi sarà superata. Quando il Business e i manager IT razionalizzano i processi, gli investimenti  che ne derivano se realizzati possono avere un impatto in benefici per il business 10 volte superiore dei soli tagli all’IT.

Concentrando sui progetti che hanno un payback più veloce come le esigenze del management frugale ci impongono in questo periodo, quali sono i semplici progetti da realizzare per avere un tangibile ROI e pochi rischi?

Guardando al business e cercando di fissare le aree di riduzione dei costi si identificano 2 soluzioni che possono portare ottimi risultati:

• La Unified Communication
• La Collaboration, riduzione dei costi amministrativi e di gestione dei documenti, delle stampe e delle mail

Conclusione

Molti dei programmi citati sono probabilmente già in corso di valutazione o implementazione nella vostra organizzazione, altri sono possibili idee di progetto, mentre alcuni forse sono difficili da valutare. Come queste semplici idee di risparmio e di veloce ritorno insegnano non è necessariamente complesso raggiungere l’obiettivo di ridurre i costi a patto che si utilizzi la tecnologia come abilitante del risparmio e non solo come area dove tagliare nuovamente i costi.