Un progetto è come una Speed Walk
Siete mai stati in ritardo per il vostro volo?
Avete mai dovuto correre per arrivare al gate in orario?
Se avete avuto la sfortuna di dovere prendere un volo al gate 72 dell’ aeroporto di Bruxelles, l’ultimo, sarete stati obbligati a camminare per più di 1 km dopo avere superato la dogana...questo può voler dire perdere il vostro volo. Questo è anche il motivo per cui all’aeroporto di Bruxelles (come in tutti i grandi aeroporti) troverete le speed walks, dei tapis roulants che aiutano i passeggeri a muoversi più velocemente. Queste speed walks sono presenti in vari punti dell’aeroporto e si può utilizzarle o smettere di farlo quando si preferisce.
Potete scegliere se utilizzare le speed walk oppure continuare a camminare normalmente.
Dovete decidere se in quel preciso momento, l’utilizzo di una speed walk può farvi muovere più velocemente o meno. E’ necessario vedere quello che sta succedendo sulla speed walk, perché possono essere presenti degli ostacoli:
- Due persone una di fianco all’altra che bloccano la via
- Bambini che giocano e che possono perdere l’equilibrio
- Valigie grandi che bloccano il passaggio
- Persone più lente davanti a voi
- Speed walk non utilizzabili
In tutti questi casi converrebbe continuare a camminare sul normale pavimento dell’aeroporto.
Prima di utilizzare una speed walk, dovreste vedere se sono presenti gli ostacoli elencati prima che potrebbero rallentarvi e potreste decidere che per il momento, non è il caso di salire: il rischio è di camminare più lentamente di quando si cammina normalmente.
LE SPEED WALK SONO COME I PROGETTI
Il ragionamento che abbiamo appena fatto può essere adottato nella vita lavorativa di ogni giorno nella nostra organizzazione o nel nostro dipartimento.
La normale camminata potremmo chiamarla Business as Usual (BaU), una speed walk è invece un’ottima metafora per un progetto.
Se purtroppo vi trovate in una situazione di arretratezza rispetto ad altre imprese vostre concorrenti, è necessario dare il via ad alcuni progetti che vi consentano di tenere il passo con la concorrenza.
Solo in questo modo potrete arrivare in tempo al gate, anche se è più lontano di altri. Avete la scelta di intraprendere un progetto o di continuare a lavorare nella stessa maniera. Dovete decidere se il progetto vi farà andare più veloce. Dovete guardare al business case di quel progetto: a volte i benefici sono troppo bassi, i rischi troppo alti o ci potrebbero essere ostacoli da superare:
- Persone che bloccano il progetto
- Persone prive dell’esperienza necessaria
- Strumenti di project management non appropriati
- Persone che non rispettano i termini di consegna
- Mancata approvazione da parte del project board
L’obiettivo finale è arrivare al gate (l’ obiettivo di business) in orario e a volte è necessario dare il via ad alcuni progetti per migliorare l’azienda (salire su una speed walk); altre volte invece è meglio continuare a lavorare secondo metodi collaudati, mantenere le cose che funzionano e che non possono essere sostituite (si continua a camminare normalmente perché salire su una speed walk sarebbe troppo rischioso.
Se si intraprendono troppi progetti allo stesso tempo, si appesantirà l’intera organizzazione e si andrà più lenti di altri competitor che magari stanno semplicemente lavorando nel modo in cui sono abituati. Bisogna trovare il giusto equilibrio tra i progetti che in un determinato momento possono esserci utili (il che vuol dire preparare l’azienda per il futuro) e la produttività che già abbiamo lavorando nel modo in cui siamo abituati.
A volte è meglio quindi concentrarso sul Business as Usual se non ci sono valide ragioni per intraprendere un nuovo progetto. Ogni volta che c’è la possibilità di intraprendere un nuovo progetto, è necessario chiedersi se con esso si potrà portare l’azienda ad un livello di produttività più alto (si riuscira ad arrivare prima al gate oppure no?).
Questo è il motivo per cui è necessario rivedere il progetto nel suo insieme al termine di ogni fase (anche all’aeroporto di Bruxelles le speed walks sono divise l’una dall’altra). Aggiornare il business case vi permettarà di decidere se:
- Si può andare avanti con il progetto (speed walk)
- Bisogna concentrarsi su altri progetti (se possibile)
- Bisogna rimanere nel Business as Usual
La fine di una fase è sempre un momento critico per ogni progetto.
A volte, non fermarsi a valutare la situazione, potrebbe farvi perdere l’equilibrio.