Convocare riunioni
L’utilizzo della posta elettronica per convocare una riunione, ma anche per concordarla, è tra i più consigliabili.
I programmi di gestione della posta offrono specifiche funzioni per la convocazione di riunioni o per fissare un appuntamento, abbastanza semplici da usare e con la possibilità di gestire le disponibilità dei partecipanti. Ma è ancora raro incontrare qualcuno che faccia ricorso a queste funzioni.
Si preferisce in genere inviare un normale messaggio. E così, se voglio richiedere la partecipazione dei miei collaboratori a un incontro, con una sola email inviata alla lista di tutti gli interessati ho ottenuto il mio scopo. Per dare enfasi all’incontro, ovvero se è importante sapere chi parteciperà realmente, posso chiedere un’email di conferma da parte di ciascuno dei destinatari.
L’invio dell’email è anche un modo per non creare equivoci sull’effettiva convocazione dell’incontro: nessuno potrà dire di non essere stato avvisato, ammetterebbe implicitamente di non leggere la posta e rivelerebbe trascuratezza.
In questo caso l’uso del telefono può rafforzare lo scopo, ma non è sostitutivo. Telefonare (o far telefonare), dopo l’invio dell’email, per avere conferma sulla partecipazione, costituisce un segnale di forte attenzione e implica che solo serie motivazioni possono giustificare l’assenza.
Quanto al testo del messaggio di convocazione, le regole sono quelle consuete, ma vanno seguite rigorosamente:
- precisa indicazione della data, dell’ora e del luogo
- chiarezza sull’oggetto e sugli obiettivi della riunione
- informazioni su chi vi prenderà parte
- eventuale richiesta di preparazione o di documentazione per alcuni partecipanti (o per tutti)
- brevità complessiva.
Sempre per email si possono inviare i materiali che servono a preparare la riunione. Mentre, dopo la riunione, l’email si rivela ancora utilissima per i feedback:
- l’invio del resoconto riunione con le azione decise, i tempi di esecuzione e le responsabilità assegnate
- l’invio di eventuali contributi sui temi trattati
- la raccolta di quesiti, osservazioni o di quanto non emerso durante l’incontro
- l’informazione nei confronti di chi non ha potuto
Le riunioni sono in genere piuttosto costose e andrebbero quanto meno disciplinate (durata, partecipanti, modalità di svolgimento) per aumentarne l’efficienza.
La posta elettronica (accanto alla video o alla teleconferenza) può venirci in aiuto, attraverso riunioni virtuali, fatte di interventi brevi, di messaggi email ben strutturati.
Principali vantaggi sono la forte riduzione dei costi e la documentazione automatica dell’incontro. Gli svantaggi: la scarsa interazione, i tempi più lunghi, la necessità di fissare a priori e dover rispettare regole di svolgimento note a tutti. Può risultare utile, soprattutto, in sostituzione di riunioni di routine, brevi, tra soggetti noti.
L’email anziché il telefono risolve bene anche il problema di concordare lo svolgimento di una riunione tra molti partecipanti. In questo caso chi propone l’incontro non ha il potere di convocare e decidere per tutti. Allora lo strumento migliore è un’email che propone più alternative (due o tre) e richiede la disponibilità dei partecipanti. Con pochissimi cicli (invio-risposta) si converge verso la soluzione ottimale. Le azioni successive non differiscono dal caso della convocazione unilaterale.
Nel caso si intenda fissare un appuntamento a due è molto meglio ricorrere al telefono, ovviamente tenendo sotto gli occhi l’agenda degli impegni e delle disponibilità. L’uso dell’email o di una funzione automatica in questo caso risulta piuttosto freddo, e non predispone bene all’incontro.
Sottoporre problemi, cercare soluzioni
C’è un modo di usare la posta elettronica ancora poco diffuso, ma di grandi potenzialità: per sottoporre problemi ai propri collaboratori (o ai capi, anche se a questi è preferibile portare le soluzioni, ché di problemi ne hanno almeno quanto noi).
Anche questa opportunità è ancora poco sfruttata. C’è qualche variante, come il sondaggio per misurare il clima aziendale, consigliabile, in generale, per avere feedback sui più svariati temi di interesse.
Richiedere un suggerimento su un problema la cui soluzione ci sta molto a cuore, risveglia le menti anchilosate, stimola la competizione e aguzza gli ingegni più creativi. Anche le soluzioni scartate nel concorso di idee possono rivelarsi utili in situazioni diverse.
Inoltre, sono favoriti gli atteggiamenti proattivi: la volta successiva qualcuno che ha capito prima degli altri lo spirito del gioco, anticiperà la soluzione quando il problema non è stato ancora posto o, addirittura, non si è ancora ben configurato.
Per essere davvero efficace questa operazione va governata (è vero quasi sempre). Non conviene essere generici quando si descrive il problema, servono a poco le raccolte di idee e di progetti se gli obiettivi non sono chiari e circoscritti. Ad esempio, richiedere contributi per migliorare la produttività aziendale è un problema troppo vasto, che genera risposte generiche ed eterogenee. Raccogliere suggerimenti su come risparmiare tempo nelle riunioni di controllo del budget, invece, delimita nettamente l’oggetto e l’obiettivo.
“Governare” significa anche dare sempre un feedback a chi ha preso sul serio l’iniziativa, apprezzando anche qualche soluzione non prescelta e informando, comunque, sull’esito della raccolta. Interazioni, ricicli per chiarimenti e altre occasioni di ulteriori email sono il naturale corredo del flusso informativo principale. L’arte della moderazione suggerisce di non esagerare con le iniziative di questo tipo, per non rischiare che l’assuefazione faccia degradare la qualità dei contributi.
E’ buona norma, inoltre, far emergere questi messaggi di posta nella selva delle email quotidiane:
- l’oggetto deve essere sempre referenziato con la stessa terminologia
- il mittente principale non deve variare, anzi è bene che a porre i problemi sia sempre un mittente “istituzionale” cui è stato assegnato questo ruolo: le sue email si devono distinguere subito
- le procedure di risposta devono essere semplici e note a
L’archiviazione delle soluzioni genera, quasi automaticamente, un manuale di risposte ai problemi aziendali, con tutti i vantaggi di diffusione, riuso, pubblicazione di FAQ sull’intranet aziendale.
Gratificare colleghi e collaboratori
Non perdere mai l’occasione per complimentarsi per un lavoro, un impegno straordinario, un’idea innovativa. Con un messaggio breve, ma diretto e sentito.
Un messaggio scritto ci aiuta spesso a compiere azioni e a esprimere concetti che non saremmo mai capaci di manifestare verbalmente, di presenza o all’altro capo di un filo telefonico. Un’email di ringraziamento, inviata al termine di un lavoro comune e coinvolgente (la preparazione di un progetto, la stesura di un’offerta) può essere invece di grande efficacia e avere un effetto migliore del colloquio personale. Ancora meglio, una seconda mail aggiuntiva, destinata solo ai responsabili diretti di queste persone, per ringraziare e sottolineare l’impegno e le capacità dimostrate.
La posta, in questo caso, si offre come uno strumento discreto e sostitutivo a quanti hanno un carattere poco espansivo e sono quindi meno disposti ai riconoscimenti espliciti e diretti, consentendo anche a loro di esprimere attenzione e gratitudine. L’apprezzamento scritto è una cosa che resta e che può essere prodotta di fronte a un’opportunità di crescita o a una promozione.
Ottenere ok
Uno dei maggiori incubi di chi scrive o semplicemente lavora in azienda si chiama "approvazioni" o più semplicemente "ok".
Quando abbiamo scritto e ricorretto il nostro testo, steso il nostro progetto, non è affatto finita: per poter pubblicare ci serve il "visto si stampi". Così per procedere verso uno step successivo di un qualsiasi progetto.
In alcuni casi basta un'occhiata e un’email del capo, in altri siamo autosufficienti e ci prendiamo i nostri rischi, ma ben più spesso testi e progetti devono essere approvati da persone che non hanno mai tempo, amministratore delegato in testa.
Per esempio, per quanto riguarda gli editor e i comunicatori aziendali, una piccola inchiesta della società di servizi e consulenza di comunicazione Ragan, effettuata nel 2004, ha rivelato che negli USA:
- un editor su quattro deve farsi dare almeno 6 approvazioni prima di poter pubblicare un testo
- per il 28% di loro il maggiore ostacolo a una rapida approvazione sono l’amministratore delegato e i top manager
- per il 26%, l’approvazione è una specie di incubo
- a causa delle mancate approvazioni, il 17% non ha potuto rispettare i tempi di pubblicazione.
La rivista suggerisce anche qualche trucco per accelerare i tempi:
- documentare ogni passaggio, inviando sempre tutto via mail
- impaginare tutto e mandare per l’ultima approvazione in formato pdf, in modo da dare l'idea di un prodotto finito e scoraggiare i ripensamenti dell'ultimo minuto
- mandare il pezzo in approvazione spiegando sempre il perché di certe scelte e indicando il termine ultimo (addirittura nella riga "oggetto" dell'email)
- dare una falsa scadenza, ovviamente anticipata, in modo da riservarsi sempre un margine di tempo
- esplicitare e imporre, fin dalla prima email, la regola del silenzio/assenso.
Migliorare i rapporti col capo
Il proprio capo è una delle persone con cui si corrisponde più spesso. L’email può aiutare moltissimo il rapporto con lei/lui, purché non diventi l’unico, formale e sbrigativo, canale di comunicazione.
L’email è invece utilissima per:
- chiedere conferme
una volta decisi insieme e de visu il quadro di un progetto o di un’iniziativa, tutti i particolari si possono definire per email
- sciogliere dubbi
un’email breve, a risposta “chiusa” (sì o no), può essere il modo migliore per capire come comportarvi in una situazione difficile
- informarlo di cosa si sta facendo
il vostro capo si fida ciecamente, non vi sta addosso, ma siete voi che volete informarlo periodicamente di come stanno andando le attività: una mail settimanale, quasi a scadenza fissa (per esempio il venerdì pomeriggio), fa stare tranquilli voi e lui
- metterlo per conoscenza quando si comunica con altri
c’è chi mette sempre il capo per conoscenza, ma è meglio scegliere di volta in volta; non inondatelo di posta, ma fategli sapere solo le cose importanti oppure “usatelo” per farvi prendere sul serio e farvi rispondere da chi altrimenti non lo farebbe
- dire cose difficili
a volte capita di dover o voler dire al proprio capo delle cose scomode, difficili, che però vanno dette perché altrimenti vi rimarrebbero sullo stomaco e inquinerebbero il vostro rapporto con lui; vorreste inoltre avere davvero la sua attenzione e il suo tempo, senza essere interrotti, ma vorreste anche che lui riflettesse seriamente alle vostre parole. Allora un’email può essere il mezzo migliore: per voi, perché vi permette di scegliere con cura lessico e tono, per lui, perché avrà modo di leggervi con calma. Nonché di apprezzare la vostra serietà e trasparenza.
L'Email e la concentrazione
L’email è comoda anche perché vediamo i messaggi arrivare: abbiamo la sensazione di vivere in un flusso informativo costante, possiamo aprire, smaltire e rispondere subito ai messaggi.
Questa comodità diventa un tormento quando siamo alle prese con attività che esigono molta concentrazione e richiedono tutta la nostra attenzione.
Allora, bisognerebbe avere il coraggio di chiudere l’applicazione, escludere la funzione di alert, disattivare tutti i segnali vocali.