E’ veloce.
Arriva in pochi secondi, consentendo un ritmo di comunicazione che può essere quasi in tempo reale, molto simile al dialogo, fatto di domande, risposte e battute che si susseguono.
E’ economica.
All’interno di un’organizzazione, alla singola persona non costa nulla, e forse anche per questo se ne abusa.
E’ asincrona.
Contrariamente al telefono, che esige la presenza contemporanea di due persone, possiamo scrivere a qualcuno quando ne abbiamo il tempo, non quando abbiamo la certezza di trovarlo. Possiamo scrivere di notte, perché il nostro interlocutore legga il messaggio la mattina, oppure scrivergli quando è in ferie e fargli trovare il messaggio al ritorno.
Il problema della disponibilità della persona non ci riguarda più, non solo ottimizziamo il nostro e l’altrui tempo, ma facciamo arrivare i nostri messaggi in maniera discreta.
Permette di comunicare con più persone contemporaneamente.
Con l’email possiamo condividere messaggi e informazioni con più persone, servendo uno dei princìpi cardine di un’organizzazione moderna ed efficiente: la trasparenza.
E possiamo sapere immediatamente chi altro ha ricevuto, direttamente o per conoscenza, lo stesso messaggio.
Email batte telefono
Nell’aprile 2003 la società di ricerche Metagroup ha pubblicato i risultati di un’indagine, svolta in 387 aziende di tutto il mondo, sullo strumento di comunicazione preferito dai manager.
L’80% ha indicato l’email, il restante 20% il telefono. Quali i motivi di una preferenza così netta?
- la flessibilità di risposta per l’84%
- la comunicazione contemporanea con più interlocutori per l’83%
- la traccia scritta della comunicazione per il 78%
- la velocità per il 40%
- l’aumento di produttività per il 29%
- la facilità di comunicazione a livello mondiale per il 25%
- la comunicazione più mirata per il 22%.
Gestire l’email overload
Veloce, economica, asincrona. Tutti i vantaggi dell’email ne fanno anche lo strumento di comunicazione più abusato. Fuori dalle organizzazioni, con lo spam. Dentro, con un utilizzo sicuramente eccessivo e a volte improprio.
Prima dell’email, gran parte dell’impegno dell’invio della posta ricadeva sul mittente: scrivere, imbustare, stampare, mettere il francobollo, spedire. In più costava, per cui prima di scrivere a tutti ci si pensava due volte.
Ora, nel dubbio, si preferisce comunque mandare, per cui gran parte dell’impegno ricade invece sul destinatario.
Smaltire la posta – in media molte decine di email al giorno - diventa un lavoro in più. Spesso abbiamo la sensazione che il tempo risparmiato con la comunicazione elettronica venga di nuovo risucchiato dalla sua gestione.
E se nella nostra casella di posta personale possiamo cestinare a cuor leggero, non altrettanto possiamo fare quando lavoriamo. Dobbiamo leggere tutto con attenzione, per non perdere messaggi importanti, scadenze, compiti da svolgere, informazioni indispensabili.
Per non sentirci oppressi dalle email arriviamo ad aprire la casella di posta aziendale persino in vacanza e comunque temiamo il ritorno dalle ferie, perché sappiamo che il primo giorno di attività dovremo dedicarlo alla sola posta.
Dell’email non possiamo più fare a meno. Ma in questo mondo comunicativo un po’ inquinato, spesso un intervento ecologico si impone. Attraverso policy aziendali, formazione, netiquette, ma ben più spesso attraverso il buon senso e il rispetto degli altri.