Conservare tutto?
Peppe: sì
Da cinque anni conservo tutta la mia posta. Dapprima utilizzando le funzioni di archiviazione di Exchange, poi quelle di Outlook.
Tra i due sistemi c’è piena compatibilità e la posta salvata con il primo può essere riversata nel secondo. Dopo avere archiviato questi file con suffisso .pst li masterizzo su un cd, distinguendo tra posta inviata e posta arrivata in un dato arco di tempo.
Conservare tutto, secondo me, è più pratico che selezionare i messaggi da salvare. Se proprio si vuole risparmiare un po’ di spazio si può scorrere velocemente la posta ed eliminare i messaggi inutili con gli allegati più pesanti. Per fare questo conviene aver prima ordinato i messaggi per dimensione. I messaggi privi di allegati sono talmente “leggeri” che non conviene essere selettivi.
Capita davvero di dover consultare la posta di tanto tempo prima?
Come al solito dipende… Nella posta si possono trovare offerte di subfornitori, inviate in occasione della partecipazione a qualche gara – non è necessario formalizzare questi documenti più di tanto – oppure, e questo accade più spesso, mi capita di cercare un documento risalendo a chi me l’ha inviato, allegato a un suo messaggio, magari aiutandomi con la data.
La corrispondenza archiviata può essere facilmente ripristinata e consultata in una nuova cartella (di Outlook), per il tempo che serve, poi può essere eliminata. Basta la copia su cd.
Dopo un anno o più effettivamente le consultazioni sono più rare, ma non si può mai dire. I vecchi messaggi contengono spesso gli estremi del mittente (numeri di telefono, indirizzo) e certi allegati si rivelano utili anche dopo tanto tempo.
Lucia: no
La posta è troppa. Il 50% di ciò che arriva lo cestino entro la giornata, gli allegati importanti e che voglio conservare li archivio subito in cartelle nel mio hard disk. Conservo solo i messaggi “vincolanti”: lettere formali, ok, decisioni, basi e andamento di un progetto. E li archivio in cartelle diverse.
Del resto, sono quella che il venerdì pomeriggio sgombra tutta la scrivania e la prepara per il lunedì successivo, che non può iniziare un nuovo lavoro di scrittura senza un tavolo libero.
Archiviare e organizzare
Non esistono criteri buoni per tutti, fatti salvi i principi e le buone norme di archiviazione. Anche qui carattere e abitudini contano.
Le normali funzioni di gestione dei messaggi offerte dai principali programmi di gestione a livello client consentono già diversi possibili ordinamenti: alfabetico per mittente, per data, per oggetto (utile se esiste ed è seguito uno standard aziendale), per dimensione (per eliminare i messaggi “inutili” e ingombranti).
Allo stesso tempo consentono di suddividere i messaggi in diverse cartelle (anche con regole automatiche) e persino di colorarli in base al mittente (solo i messaggi del capo diretto in rosso, quelli dell’AD in blu, i problemi sottoposti in verde, ecc.) o quando si è l’unico destinatario.
Una buona norma da seguire è l’archiviazione immediata nelle nostre cartelle degli allegati interessanti per il riuso: rinviare qui significa non farlo più. Se si hanno incertezze sulla classificazione, conviene portarli comunque sul desktop ed operare successivamente, dopo aver individuato la tematica più pertinente.
Conviene comunque rinominare questi oggetti in base alle regole di nomenclatura che ci siamo dati e distinguerli secondo criteri tematici. Ha meno senso ricreare una classificazione per mittente o destinatario, perché come abbiamo visto la offrono già tutti i programmi di gestione della posta.
Ma accade che, spesso, ci si ricordi di un file ricevuto in base al mittente o alla data (meglio ancora, in base ad entrambi).
Conviene allora archiviare tutti i messaggi di posta secondo una periodicità fissa prestabilita - funzione della quantità e della dimensione dei messaggi inviati e ricevuti: trimestrale, semestrale, annuale, in modo che ciascun salvataggio sia contenuto in un cd -, e tenere comunque in linea i messaggi più recenti (ultimo semestre o anche ultimo anno).
La configurazione dei principali programmi di gestione consente di disporre poi, oltre che delle fondamentali cartelle di posta arrivata, inviata, in uscita ed eliminata, anche di cartelle personali dove archiviare messaggi di particolare importanza e, magari, inviare automaticamente in tali cartelle, i messaggi di mittenti selezionati.
Man mano che si procede con l’archiviazione, si potrà poi dividere per trimestri (o semestri) i messaggi inviati o in arrivo dell’ultimo anno.
Insomma, più che organizzare bene la posta, il problema reale sembra quello di conoscere bene i programmi di gestione e, soprattutto, configurarli in modo coerente con le proprie esigenze operative e secondo i criteri di memorizzazione che ci sembrano più efficace.